Politique de confidentialité

Le responsable du traitement des données personnelles est FIRH Software, société par actions simplifiée (SAS), immatriculée sous le SIRET 922 094 958 00019 (SIREN 922 094 958), dont le siège social est situé 37 rue des Giraudes, 78440 Issou, France.

Contact : commercial@firhsoftware.com · +33 1 80 83 98 32.

Lorsque l'application est utilisée dans le cadre professionnel, votre employeur (l'entreprise cliente) est responsable de traitement des données de ses salariés ; FIRH Software agit en qualité de sous-traitant pour son compte, conformément à l'article 28 du RGPD.

• Identité et compte : nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, matricule, rôle, mot de passe (chiffré).
• Données de notes de frais : dépenses, montants, TVA, dates, commerçants, catégories, commentaires.
• Justificatifs : photos et documents que vous importez ou prenez en photo.
• Données bancaires : RIB / IBAN nécessaires au remboursement (chiffrés au repos).
• Données d'usage et de sécurité : journal d'audit (actions, menus consultés), adresse IP, horodatages, données techniques de connexion.

• Fournir le service de gestion et de remboursement des notes de frais — exécution du contrat / mesures précontractuelles.
• Lecture automatique des justificatifs (reconnaissance de caractères) — exécution du contrat.
• Établissement des exports comptables, de paie et des états URSSAF — obligation légale de l'employeur.
• Sécurité, prévention de la fraude et journal d'audit — intérêt légitime.
• Assistance et support — exécution du contrat / intérêt légitime.

Les données ne sont jamais vendues. Elles sont accessibles aux personnes habilitées de votre entreprise (manager, finance, comptabilité, paie) et aux sous-traitants techniques suivants :

• Clever Cloud (hébergement) — données hébergées en France (Union européenne).
• Brevo (envoi d'e-mails transactionnels) — Union européenne.
• Anthropic (lecture automatique des justificatifs par IA) — les images de justificatifs sont transmises à Anthropic pour en extraire les informations (montant, TVA, date, commerçant). Ces données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles et ne sont pas conservées au-delà du traitement. Ce service pouvant être opéré depuis les États-Unis, le transfert hors Union européenne est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Les données sont hébergées en France. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des données bancaires au repos, chiffrement des échanges (HTTPS/TLS), authentification, double authentification disponible, journal d'audit, et contrôle des accès par rôle.

• Données de compte : pendant la durée de la relation contractuelle, puis suppression ou anonymisation.
• Notes de frais, justificatifs et pièces comptables : conformément aux obligations légales françaises (jusqu'à 10 ans pour les pièces comptables).
• Journal d'audit : 3 mois (purge automatique au-delà).

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité.

Lorsque le traitement est réalisé pour le compte de votre employeur, adressez votre demande en priorité à ce dernier. Vous pouvez également nous contacter à commercial@firhsoftware.com.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Les comptes utilisateurs sont créés et administrés par votre entreprise. Pour demander la suppression de votre compte et des données associées, adressez votre demande à votre administrateur interne ou écrivez-nous à commercial@firhsoftware.com.

Les données sont alors supprimées ou anonymisées, sous réserve des pièces que la loi impose de conserver (notamment les documents comptables, conservés jusqu'à 10 ans).

L'application peut demander l'accès à l'appareil photo et à la photothèque, uniquement pour photographier ou joindre vos justificatifs de dépense. Aucune de ces données n'est utilisée à des fins publicitaires ni de suivi.

L'application utilise uniquement des cookies et stockages techniques nécessaires au fonctionnement (session, préférences d'affichage). Aucun cookie publicitaire ou de suivi tiers n'est déposé.

La présente politique peut être mise à jour. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de modification substantielle, les utilisateurs en seront informés.